"Bapak Bupati mengingatkan kita bahwa keterbukaan informasi publik selaras dengan visi dan misi Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara. Banyak program dan kegiatan yang sangat besar telah kita laksanakan tetapi karena tidak terdokumentasi sedemikian rupa, banyak masyarakat yang tidak mengetahui."

Hal ini disampaikan Asisten Administrasi Umum Binhot Aritonang ketika mewakili Bupati Tapanuli Utara Dr. Drs. Nikson Nababan, M. Si pada Sosialisasi PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara yang juga dihadiri Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Hendrik Taruna beserta Narasumber Ketua Divisi Advokasi, Sosialisasi dan Edukasi Komisi Informasi Provinsi Sumatra Utara Dedy Ardiansyah bertempat di Aula Martua Kantor Bupati Tapanuli Utara, Tarutung. (Rabu, 21 Juni 2023). 

Binhot Aritonang juga menekankan pentingnya sinergitas dan kolaborasi badan publik untuk memberikan pelayanan informasi publik yang berkualitas. 

"Memberikan pelayanan informasi publik yang berkualitas membutuhkan sinergitas dan kolaborasi di masing-masing unit dan antar unit. Silakan para PPID Pembantu untuk mengambil pelajaran sebanyak-banyaknya dari sosialisasi ini untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi publik di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara, " tambah Binhot Aritonang. 

"Kami berharap setelah sosialisasi PPID ini, semua PPID Pembantu mengetahui tupoksi masing-masing dan ketentuan yang berlaku. Setiap pekerjaan yang kita lakukan supaya didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik," ucap Binhot Aritonang diakhir arahannya. 

Kepala Dinas Kominfo Hendrik Taruna melaporkan bahwa sosialisasi yang diikuti oleh para PPID Pembantu atau Sekretaris Perangkat Daerah hingga Sekretaris Desa ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanan informasi publik. 

"Tujuan dari kegiatan ini yang pertama adalah untuk meningkatkan kompetensi dan kapabilitas para PPID Pembantu dalam melakukan pelayanan informasi publik. Kedua, meningkatkan predikat "menuju Informatif" menjadi "Informatif" Badan Publik Pemerintah Kabupaten Tapanuli Utara," lapor Hendrik Taruna. 

Ketua Divisi Advokasi, Sosialisasi dan Edukasi Komisi Informasi Provinsi Sumatra Utara Dedy Ardiansyah dalam paparannya menyampaikan dengan rinci regulasi dan ketentuan pelayanan informasi publik. 

"Sesuai dengan undang-undang, setiap badan publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan informasi publik yang dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik. Badan Publik adalah lembaga atau badan yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri," papar Dedy mengawali. 

Dedy kemudian menjelaskan bahwa permohonan informasi bersifat formal dan harus disertai tujuan penggunaan informasi yang jelas. 

"Permohonan informasi ini sifatnya formal dan resmi. Harus dilakukan melalui permohonan tertulis, tidak bisa lewat lisan atau wawancara. Surat permohonan informasi juga harus disampaikan kepada pejabat berwenang yaitu PPID Pembantu dan/atau atasan PPID. Jadi para bapak/ibu PPID Pembantu harus jeli menanggapi permohonan informasi dari masyarakat, jangan sampai informasi publik itu disalahgunakan. Harus ada tujuan penggunaan informasi yang jelas," tambah Dedy Ardiansyah. 

"Kami juga menekankan kepada para PPID Pembantu untuk selalu menanggapi surat permohonan dari masyarakat. Jika informasi tidak dapat disajikan, berikan alasan yang jelas melalui surat tertulis," tutup Dedy dalam paparannya. 

Sosialisasi PPID dilaksanakan secara hybrid, yaitu diikuti oleh para PPID Pembantu dari Perangkat Daerah dan BUMD secara luring dan para Sekretaris Desa secara daring melalui aplikasi zoom.